ANALISIS PENGELOLA ARSIP DINAMIS DAN STATIS DI MTs N 2 PRINGSEWU

ABSTRAK
NGADIYAH, Analisis Pengelola Arsip Dinamis dan Statis Di MTs N 2
Pringsewu tahun 2020 (di bawah bimbingan Sapto Yuwono, S.Pd.,MM sebagai
pembimbing pertama dan Arohman, SE.,MM sebagai pembimbing kedua), xiv +
80 halaman + 2 tabel + 2 gambar dan 7 lampiran.

Setiap kegiatan keorganisasian baik organisasi pemerintah ataupun swasta seperti
organisasi pada lembaga pendidikan membutuhkan informasi sebagai penunjang
kegiatan administrasi dan pelaksanaan menejemen suatu organisasi. Salah satu
sumber informasi sebagai penunjang kegiatan tersebut adalah arsip. Dari segi
fungsinya arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis, Dengan
melihat pentingnya arsip bagi kehidupan organisasi, sehingga arsip tersebut perlu
dikelola dengan baik. Untuk mendapatkan hasil pengelolaan arsip yang baik
dibutuhkan pegawai yang mempunyai kompetensi dan kinerja yang sesuai dan
baik.

Masalah dalam penelitian ini adalah tidak sesuainya antara kompetensi yang
dimiliki pegawai tata usaha MTs N 2 Pringsewu dalam bidang kearsipan dengan
tanggungjawab pengelolaan arsip dari masing-masing pegawai, namun hasil
pengelolaan arsipnya baik. Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk
mendeskripsikan dan menganalisis pengelola arsip di MTs N 2 Pringsewu serta
melihat kelebihan dan kekuranganya.

Penelitian ini menggunkan pendekatan kualitatif dan metode penelitian analisis
deskriptif, serta metode pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi
dan dokumentasi. Adapun yang menjadi objek penelitian adalah seluruh pegawai
tata usaha MTs N 2 Pringsewu.

Teknik analisis data menggunakan teori Miles and Hibermen yang meliputi
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil analisis
data diperoleh data a) Pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut: 1) Penciptaan
Arsip yang meliputi Penciptaan arsip pada Surat Keluar dan Surat Masuk. 2)
Penggunaan arsip meliputi peminjaman dan penemuan kembali arsip. 3)
Pemeliharaan Arsip yang meliputi penyimpanan dan perawatan, 4) Penyusutan
Arsip Dinamis, dalam hal ini Belum adanya pelaksanaan penyusutan arsip dalam
pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha MTs N 2 Pringsewu, hanya terdapat
proses pemilihan arsip dinamis yang masih digunakan (berumur 1-3 tahun) tetap
disimpan dalam lemari, sedangkan arsip yang sudah tidak digunakan lagi atau
berumur lebih dari 3 tahun dipindahkan ke dalam gudang. b) Pengelolaan Arsip
Statis di MTs N 2 Pringsewu sebagai berikut: 1) Akuisisi arsip yang dilakukan di
MTs N 2 Pringsewu masih sebatas penyerahan dari pencipta kepada lembaga
kersipan. 2) pendeskripsian arsip, penyatuan sesuai dengan golongan setelah itu
pengkodean. 3) Preservasi arsip (Pemeliharaan) dilakukan dengan cara
pembersihan fisik arsip, meberikan kapur barus di dalam lemari tempat
penyimpanan arsip. Selain itu juga rutin melakukan pengecakan lemari atau
tempat penyimpanan arsip. 4) Akses arsip statis dilakukan dengan membuat
pengkodean pada arsip dan arsip diletakan di dalam map ordner. c) Kelebihan
Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis Di MTs N 2 Pringsewu, diantaranya:
pengelolaan arsip dinamis dan statis sudah sesuai dengan undang-undang
kearsipan, Tempat penyimpanan arsip menggunkan azaz desentralisasi, Sistem
penyimpanan arsip dengan menggunkan sistem kronologi, Adanya sistem
pendeskripsian arsip. d) Kekurangan Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis di
MTs N 2 Pringsewu, sebagai berikut: tidak ada ruangan khusus penyimpanan
arsip, Masih ada sebagian tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari kayu,
Tidak adanya kartu kendali peminjaman arsip, Tidak dilakukanya penyusutan
arsip.